Asistente Ejecutivo/a del Director/a de Personas yCultura
Asistente Ejecutivo/a del Director/a de Personas y Cultura
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- Capacitación y emocionantes oportunidades de crecimiento profesional
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*Los beneficios pueden variar según el puesto, así que consulta a tu reclutador(a) para obtener más detalles.
Propósito:El puesto de Asistente Ejecutivo(a) del Director(a) Ejecutivo(a) de Personas y Cultura es responsable de brindar un apoyo administrativo excepcional y una colaboración ejecutiva proactiva al Director(a) Ejecutivo(a) de Personas y Cultura para Norteamérica. Además, el puesto es responsable de representar a la oficina de manera eficaz, profesional y diplomática al interactuar con socios y clientes internos y externos.
Funciones Esenciales:
- Gestionar de manera proactiva el calendario, las citas y las prioridades del Director(a) Ejecutivo(a) de Personas y Cultura, anticipando necesidades, ejerciendo un buen juicio y gestionando solicitudes y prioridades en competencia.
- Programar y mantener los arreglos de viaje, incluidas las reservas internacionales, alquileres de automóviles, hoteles y aerolíneas. Evaluar opciones y decidir sobre precios y aspectos logísticos. Preparar el material de antecedentes de viaje pertinente
- Organizar, preparar y gestionar las reuniones y eventos comerciales clave patrocinados por el Director(a) Ejecutivo(a) de Personas y Cultura, incluidos los materiales de reunión, la sala, los arreglos, el servicio de catering, la tecnología y otros aspectos logísticos.
- Atender llamadas telefónicas, filtrar llamadas y mensajes, y gestionar la correspondencia entrante
- Preparar informes de gastos utilizando Concur, procesar facturas mediante los sistemas de la empresa e investigar consultas de pago y variaciones presupuestarias para el Director(a) Ejecutivo(a) de Personas y Cultura y sus subordinados directos
- Elaborar documentación, memorandos, cartas comerciales, presentaciones y otros materiales ejecutivos bien redactados y visualmente atractivos, incluida la edición y corrección de pruebas
- Manejar información sensible y confidencial con discreción y buen juicio
- Asumir responsabilidades administrativas adicionales, incluidas, entre otras, la organización de archivos, el embalaje, el envío de documentos y otras tareas asignadas
- Colaborar con otros Asistentes Ejecutivos(as) de departamentos y con el socio de negocio de Personas y Cultura en iniciativas de la oficina corporativa o impulsadas por el CEO
Relación de Reporte: El Asistente Ejecutivo(a) reporta al Director(a) Ejecutivo(a) de Personas y Cultura para Norteamérica.
Requisitos Mínimos, Conocimientos, Habilidades y Entorno de Trabajo:
- Educación y Experiencia: La combinación de educación y experiencia profesional debe superar los 7 años:
- En un puesto técnico: Se requieren 7 años de experiencia administrativa apoyando a ejecutivos de alto nivel
- Una licenciatura en un programa relacionado con el área funcional puede contar por 3 años del requisito de 7 años
- En la industria: 3 a 5 años de experiencia en Hotelería, Alimentos y Bebidas y/o Comercio minorista
- Capacitación Especializada:
- Dominio avanzado de Microsoft Office y herramientas digitales, con capacidad para aprender rápidamente nuevos sistemas y aprovechar tecnologías emergentes.
- Se prefiere enfáticamente la experiencia con Concur
- Se prefiere enfáticamente la experiencia en apoyo a ejecutivos de Recursos Humanos
- Conjunto de Habilidades Especializadas/Competencias/Rasgos
- Se requiere la capacidad de mantener el más alto nivel de profesionalismo y confidencialidad, y de ejercer un buen juicio en situaciones delicadas
- Se requieren excelentes habilidades organizativas y una gran atención al detalle, con capacidad para anticipar necesidades y resolver problemas de forma independiente.
- Demuestra visión empresarial y comprensión de las prioridades ejecutivas y las necesidades organizacionales.
- Historial comprobado de comprensión de las necesidades del negocio, de las partes interesadas, de la población de empleados y de las circunstancias individuales
- Sólidas habilidades de comunicación e interpersonales, con capacidad para interactuar con seguridad con líderes sénior y partes interesadas.
- Ubicación: Se requiere asistencia presencial cinco días a la semana en el Centro de Soporte de Norteamérica en Bethesda, Maryland
Avolta, que incluye a Dufry, HMSHost Corporation, Hudson y sus afiliadas (“la Empresa”), es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. La política de la Empresa es garantizar la igualdad de oportunidades de empleo en todos los aspectos laborales y cumplir con las leyes y normativas contra la discriminación. La Empresa prohíbe cualquier tipo de discriminación y acoso y brinda igualdad de oportunidades a los solicitantes y miembros del equipo, sin distinción de raza real o percibida, color, credo, edad, religión, sexo o género (incluidos el embarazo, el parto, las condiciones médicas relacionadas y la lactancia), identidad de género o expresión de género (incluida la condición de transgénero), orientación sexual, origen nacional, discapacidad, servicio militar y condición de veterano, ascendencia, estatus de ciudadanía, estado civil, condición médica protegida según lo definido por la ley estatal o local aplicable, información genética, o cualquier otra base protegida por las leyes y ordenanzas federales, estatales o locales aplicables (denominadas “características protegidas”).
Acerca de HMSHost
Somos una empresa global de hospitalidad con pasión por el servicio. HMSHost ofrece el tamaño, los recursos, la capacitación y las oportunidades de avance que necesitas para alcanzar tus metas profesionales más importantes.
Creemos en una cultura de compromiso. Nos esforzamos por practicar comportamientos que preparen a todos los empleados para el éxito. Fomentamos una cultura de aprecio, atención e inclusión. También creemos en ser la mejor versión de ti mismo. Apoyamos esto con salarios competitivos, beneficios sólidos y reconocimiento por un trabajo bien hecho.
Los gerentes en HMSHost son entrenadores, guiando a sus equipos para lograr excelentes resultados mientras se divierten y marcan la diferencia cada día. Nuestros gerentes muestran su pasión por el servicio y la hospitalidad, están abiertos a diferentes ideas y perspectivas, pueden adaptarse al ritmo de nuestro negocio y satisfacen las necesidades de nuestros empleados, huéspedes, marcas y otros grupos de interés.
Valoramos a los gerentes-entrenadores que sean confiables, que podamos contar con ellos para hacer lo correcto y que se centren en la sencillez de nuestra misión: asegurar que todos se sientan bien en el trabajo y que nuestros viajeros se sientan bien en movimiento.
En HMSHost, sabemos que nuestro éxito se basa en personas extraordinarias, equipos sólidos y un ambiente divertido. Si tienes energía positiva, pasión por servir a los demás, disfrutas de un entorno de ritmo acelerado, eres un jugador de equipo, te gusta aprender y crecer y divertirte en el trabajo – ¡postula ahora!
HMSHost
Bethesda, MD
Avolta, incluidas Dufry, HMSHost Corporation, Hudson y sus filiales (“la Compañía”), es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Es política de la Compañía garantizar la igualdad de oportunidades en todos los aspectos del empleo y cumplir con las leyes y normativas contra la discriminación. La Compañía prohíbe la discriminación y el acoso de cualquier tipo y ofrece igualdad de oportunidades a los solicitantes y miembros del equipo sin importar la raza, color, credo, edad, religión, sexo o género (incluido el embarazo, el parto, las condiciones médicas relacionadas y la lactancia), identidad o expresión de género (incluido el estado transgénero), orientación sexual, origen nacional, discapacidad, servicio militar y condición de veterano, ascendencia, estado de ciudadanía, estado civil, condición médica protegida según lo definido por la legislación estatal o local aplicable, información genética o cualquier otra base protegida por las leyes y ordenanzas federales, estatales o locales aplicables (denominadas “características protegidas”).