Aviso en la Recolección y

Política de privacidad para solicitantes de empleo en California

Última actualización: 1 de junio de 2023

HMSHost Corporation y sus subsidiarias y empresas afiliadas (“Empresa”) toman en serio su privacidad. Queremos que sepa cómo recopilamos, usamos y divulgamos su información personal.

Declaración de igualdad de oportunidades de empleo (EEO)

La empresa es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades de empleo (EEO). La política de la empresa es garantizar la igualdad de oportunidades de empleo y cumplir con todas las leyes y reglamentaciones aplicables. La política de la empresa es brindar igualdad de oportunidades de empleo sin importar la raza, el color, el credo, la edad, la religión, el género, la orientación sexual, el origen nacional, la discapacidad, la condición de veterano y cualquier otra característica protegida por la ley federal, estatal o local. La igualdad de oportunidades de empleo se brinda en relación con, entre otras cosas, la contratación, la colocación, la mejora, la transferencia, el reclutamiento y la compensación.

Asistencia para discapacitados

Existen formatos alternativos de esta Política de privacidad disponibles para personas con discapacidad. Comuníquese con cpra@hmshost.com para obtener ayuda.

Esta Política de privacidad explica:

1. Las categorías de información personal que recopilamos sobre usted

2. Las categorías de fuentes de las que recopilamos su información personal

3. Los fines para los que utilizamos su información personal

4. Cómo podemos divulgar su información personal

5. Durante cuánto tiempo conservamos su información personal

6. Sus derechos y cómo ejercerlos

7. Cambios a esta Política de Privacidad

Alcance:

Esta Política de Privacidad se aplica a la información personal de los residentes de California en su rol de solicitantes de empleo para la Compañía ( “Solicitantes” ).

“Información personal” significa información que identifica, se relaciona con, describe, es razonablemente capaz de asociarse con, o podría razonablemente vincularse, directa o indirectamente, con un Solicitante en particular.

1) LAS CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN PERSONAL QUE RECOPILAMOS SOBRE USTED

a) Identificadores , por ejemplo: nombre real, apodo, número de teléfono, dirección postal, dirección de correo electrónico y firma.

b) Información de carácter profesional o laboral , por ejemplo:   instituciones educativas a las que asistió, títulos y certificaciones, licencias, experiencia laboral y empleadores anteriores, y membresías y afiliaciones profesionales.

c) Información educativa no pública , por ejemplo: transcripciones académicas.  

d) Información Comercial , por ejemplo:   registros de gastos de viaje para una entrevista.  

e) Información sobre la actividad en Internet , por ejemplo:   interacciones con el sitio web de Internet de la Compañía, solicitudes de empleo o anuncios de empleo y actividad de redes sociales disponibles públicamente.

f) Datos sensoriales o de vigilancia , por ejemplo: mensajes de voz, grabaciones audio/visuales de entrevistas y filmaciones de cámaras de videovigilancia.

g) § 1798.80: información personal descrita en el Código Civil de California § 1798.80 en la medida en que no esté ya incluida en otras categorías de esta sección, como una fotografía.

h) Otros detalles , por ejemplo, pasatiempos y actividades de ocio o membresía en organizaciones voluntarias/caritativas/públicas, por ejemplo, como se indica en el currículum del solicitante.

i) Inferencias , por ejemplo, la Compañía podría inferir características de una evaluación de personalidad completada por el Solicitante.

j) Características de las clasificaciones protegidas según la ley de California o la ley federal para solicitantes , recopiladas de forma puramente voluntaria, excepto cuando la recopilación sea requerida por ley, y utilizadas solo en cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, para informes de diversidad e inclusión y fines relacionados.

k) Información de salud , por ejemplo: para realizar exámenes físicos previos al empleo.  

l) Credenciales de inicio de sesión , por ejemplo: credenciales de inicio de sesión a una cuenta en línea propiedad de la Compañía o suscrita a ella.

Nota sobre la inferencia de características: La Compañía no recopila ni procesa información personal confidencial ni características de clasificaciones protegidas con el propósito de inferir características sobre el Solicitante.

2) LAS CATEGORÍAS DE FUENTES DE LAS QUE RECOPILAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL

• Usted , por ejemplo, en su solicitud de empleo, formularios que llena para nosotros, evaluaciones que completa, encuestas que completa y cualquier información que nos proporcione durante el curso de su proceso de solicitud y entrevista.

• Proveedores y prestadores de servicios , por ejemplo, reclutadores.

• Terceros , por ejemplo, referencias laborales, empresas afiliadas, organizaciones profesionales de empleadores o agencias de personal.

• Fuentes públicas de Internet , por ejemplo, redes sociales, bolsas de trabajo, perfiles públicos y otras fuentes públicas en línea.

• Registros públicos , por ejemplo, registros judiciales y organizaciones de acreditación y licencias.

• Tecnologías automatizadas en los recursos electrónicos de la Empresa, por ejemplo, para rastrear inicios de sesión y actividad en la página de carreras de la Empresa.

• Tecnologías de vigilancia/grabación instaladas por la Compañía , por ejemplo, videovigilancia en áreas comunes de las instalaciones de la Compañía, tecnologías de correo de voz, cámaras web y tecnologías de grabación de audio/video con consentimiento en la medida requerida por la ley.

• Agencias gubernamentales o administrativas , por ejemplo, autoridades policiales o de salud pública.

• Empresa adquirida : si la Empresa adquirió a su empleador, la Empresa podría recopilar información personal de ese empleador.

Nota: Esta Política de privacidad no cubre la verificación de antecedentes realizada por proveedores externos de verificación de antecedentes sujetos a la Ley de informes crediticios justos federal. La empresa proporciona una divulgación por separado para dicha verificación.

3) LOS PROPÓSITOS PARA LOS QUE UTILIZAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL

A. Fines de aplicación general:

A menos que se indique lo contrario en la sección 3.B, a continuación, podemos utilizar la información personal de los Solicitantes para los siguientes fines:

Reclutamiento

• Evaluar las calificaciones de los solicitantes o su idoneidad para el empleo en la empresa.

• Para comunicarse con los solicitantes

• Realizar una verificación de antecedentes penales o previa al empleo.

• Para fines de identificación

• Para fines de diversidad e inclusión.

• Organizar y gestionar eventos patrocinados por la empresa.

• Crear un grupo de talentos para futuras vacantes laborales.

• Para fines de mantenimiento de registros

• Para demostrar el acuerdo de los solicitantes con los documentos que se les presentan, por ejemplo , reconocimiento de la solicitud de empleo, carta de oferta, o su aceptación de dichos documentos.

• Evaluar y mejorar el proceso de reclutamiento.

• Promocionar la empresa como un lugar para trabajar

Monitoreo, seguridad y cumplimiento:

• Para monitorear el uso de los sistemas de información de la Compañía y otros recursos electrónicos o sistemas de información • Para realizar auditorías internas

• Realizar investigaciones internas

• Proteger la seguridad y protección de las instalaciones de la empresa.

• Administrar la línea directa de denuncia de irregularidades de la empresa.

• Informar a las autoridades sobre conductas delictivas sospechosas y cooperar en las investigaciones.

• Para controlar el acceso a instalaciones seguras

• Supervisar el cumplimiento de las políticas de la empresa.

• Para ejercer los derechos de la Compañía bajo la ley aplicable y para respaldar cualquier reclamo, defensa o declaración en un caso o ante una autoridad jurisdiccional y/o administrativa, panel de arbitraje o mediación.

Cómo llevar a cabo nuestra actividad:

• Para fines de capacitación o garantía de calidad con respecto a los empleados de la Compañía que realizan las entrevistas o ayudan de otro modo con el proceso de reclutamiento y contratación.

• Para planificación de viajes y eventos.

• Participar en la gestión de crisis.

• Gestionar reembolsos de viajes.

Otros fines varios:

• Administrar y operar sistemas de tecnología de la información y comunicaciones, funciones de gestión de riesgos y seguros, presupuestación, gestión financiera y presentación de informes, planificación estratégica;

• Gestionar litigios que involucren a la Compañía y otras disputas e investigaciones legales y cumplir con los requisitos legales y reglamentarios;

• En relación con una transacción corporativa, venta o cesión de activos, fusión, desinversión u otros cambios de control o situación financiera de la Compañía o cualquiera de sus subsidiarias o afiliadas; y

• Para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de la empresa, de los individuos de RR.HH., de los clientes u otros.

B. Finalidades específicas para determinadas categorías de información personal:

Podremos utilizar las categorías de información personal de los Solicitantes enumeradas en esta Sección 3.B para los fines que se indican a continuación:  

Fines para utilizar la información de salud del solicitante:

• En la medida necesaria para cumplir con las obligaciones legales de la Compañía, como por ejemplo para dar cabida a discapacidades.

• Para proteger la salud y seguridad de los empleados y las instalaciones de la Compañía, por ejemplo, para tomar la temperatura del Solicitante.

• Para el cumplimiento de las normas de salud y seguridad ocupacional y el mantenimiento de registros.

• Realizar exámenes médicos previos al empleo.

• Para responder a una emergencia médica del solicitante

Nota: Esta Política de privacidad no cubre la información de salud regida por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), la Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Salud Económica y Clínica (HITECH Act) o la Ley de Confidencialidad de la Información Médica de California (CMIA).

Fines para utilizar las categorías de información protegida de los solicitantes:

La empresa recopila información sobre raza, edad, origen nacional, discapacidad, sexo y condición de veterano según sea necesario para cumplir con las obligaciones legales, incluidos los requisitos de informes de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo federal y la Ley de Vivienda y Empleo Justo de California, y para fines de análisis de diversidad.

La empresa también utiliza esta información personal para fines que incluyen: (a) con respecto a discapacidad y/o condición médica, según sea necesario, para cumplir con la ley federal y de California relacionada con el alojamiento; y (b) con respecto a la edad, incidentalmente para el uso de la fecha de nacimiento para verificación de identidad.

La empresa recopila categorías protegidas de información personal de forma puramente voluntaria, excepto cuando lo requiera la ley, y utiliza la información únicamente en cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Información desidentificada

En ocasiones, la Compañía convierte la información personal en información anónima utilizando medidas razonables para garantizar que la información anónima no pueda asociarse con el individuo (“Información anónima”). La Compañía mantiene la Información anónima en una forma anónima y no intenta volver a identificarla, excepto que la Compañía puede intentar volver a identificar la información únicamente con el propósito de determinar si sus procesos de desidentificación garantizan que la información no pueda asociarse con el individuo. La Compañía prohíbe a los proveedores, por contrato, intentar volver a identificar la Información anónima de la Compañía.

4) CÓMO PODEMOS DIVULGAR SU INFORMACIÓN PERSONAL

La Compañía generalmente mantiene la información relacionada con los Solicitantes como confidencial. Sin embargo, de vez en cuando, la Compañía puede tener una necesidad comercial legítima de divulgar la información personal de los Solicitantes para uno de los fines enumerados en la Sección 3, arriba, a una o más de las categorías de destinatarios externos que se enumeran a continuación. En ese caso, la Compañía divulga su información personal y/o información personal confidencial solo en la medida mínima necesaria para lograr el propósito de la divulgación y solo si la divulgación está permitida por la CPRA y otras leyes aplicables.

• Proveedores de servicios y contratistas : la empresa divulga su información personal a proveedores de servicios y contratistas para los fines antes mencionados para ayudarnos en nuestros esfuerzos de reclutamiento y para cumplir con nuestras necesidades comerciales y obligaciones legales.

o La empresa sólo divulga su información personal a proveedores de servicios y contratistas sujetos a contratos escritos según lo exige la ley aplicable.

o Los proveedores de servicios y contratistas incluyen reclutadores, bufetes de abogados, agencias de viajes y cualquier otra entidad que preste servicios a la Compañía.

• Empresas afiliadas : Otras empresas dentro de la familia de empresas Dufry.

• Clientes y consumidores : Esto puede aplicarse, por ejemplo, a nuestros socios de empresas conjuntas.

• Agencias gubernamentales o administrativas: Estas pueden incluir, por ejemplo: o Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo, según sea necesario para la presentación de informes.

o Departamento de Vivienda y Empleo Justo de California según sea necesario para responder a reclamos y cargos laborales.

o Aplicación de la ley en caso de investigaciones penales.

• Divulgaciones obligatorias: Es posible que se nos solicite divulgar información personal en un procedimiento judicial, en respuesta a una orden judicial, citación, solicitud de descubrimiento civil, otro proceso legal o según lo requiera la ley.

• Cumplimiento legal y protecciones: Podemos divulgar información personal cuando consideremos que la divulgación es necesaria para cumplir con la ley o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de la Compañía, nuestros usuarios u otros.

• Transacciones corporativas: Podemos divulgar su información personal en relación con una fusión corporativa, consolidación, quiebra, la venta de todos, o sustancialmente todos, nuestros intereses de membresía y/o activos u otro cambio corporativo, incluso a posibles compradores.

Sin ventas ni “compartir”, es decir, sin divulgación para publicidad comportamental en contexto cruzado:

La empresa no vende la información personal de ningún solicitante ni comparte su información personal para publicidad conductual multicontexto.

5) DURANTE CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL

Si la Compañía lo contrata, la información recopilada sobre usted durante el proceso de solicitud de empleo puede convertirse en parte de su expediente personal y puede usarse para administrar la relación laboral y para fines de informes y mantenimiento de registros relacionados. La Compañía conservará esta información de la solicitud durante toda la duración de su relación laboral con la Compañía y durante el tiempo posterior que permita o exija la ley aplicable. La Compañía pone a disposición de los empleados su programa de retención de documentos para su revisión.

La empresa conservará la información de los solicitantes que no sean contratados durante cuatro (4) años después de que se recopile el registro. Estos registros se conservarán para fines de mantenimiento de registros e informes internos de conformidad con la Ley de California.

Código de Gobierno § 12946. Durante ese tiempo, podremos utilizar su información para considerarlo para puestos adicionales a los puestos para los que se postuló inicialmente.

6) SUS DERECHOS DE PRIVACIDAD Y CÓMO EJERCERLOS

a. Sus derechos de privacidad en California

Sujeto a la legislación aplicable, los solicitantes tienen los siguientes derechos:

• Derecho a saber: Usted tiene derecho a presentar una solicitud verificable para obtener copias de piezas específicas de su información personal recopilada en los 12 meses anteriores y para obtener información sobre la recopilación, el uso y la divulgación de su información personal por parte de la Compañía durante ese mismo período de 12 meses.

Tenga en cuenta que el derecho de la CPRA a obtener copias no otorga un derecho a la totalidad de cualquier documento que contenga información personal, sino solo a copias de "fragmentos específicos" de información personal. Además, los responsables de RR.HH. tienen derecho a conocer las categorías de fuentes de información personal y las categorías de destinatarios externos a los que se divulga información personal, pero no las fuentes o destinatarios individuales. La empresa no siempre realiza un seguimiento de las fuentes o destinatarios individualizados.

• Derecho de eliminación: Usted tiene derecho a presentar una solicitud verificable para la eliminación de la información personal que haya proporcionado a la Compañía.

• Derecho de corrección: Usted tiene derecho a presentar una solicitud verificable para la corrección de información personal inexacta mantenida por la Compañía, teniendo en cuenta la naturaleza de la información personal y los propósitos del procesamiento de la información personal.

• Derecho a no vender ni compartir información: tiene derecho a no vender ni divulgar su información personal para publicidad en contextos cruzados. Como se indicó anteriormente, la Compañía no vende ni divulga información personal para publicidad en contextos cruzados.

• Derecho a restringir el uso y la divulgación de información personal confidencial: Usted tiene derecho a restringir el uso y la divulgación por parte de la Compañía de su información personal confidencial a los fines permitidos por la CPRA, como seguridad, control de calidad, usos requeridos por ley y divulgaciones a proveedores en apoyo de los fines permitidos. Este derecho solo se aplica a la información personal confidencial recopilada o procesada por la Compañía con el fin de inferir características sobre usted. Como se indicó anteriormente, la Compañía no recopila ni procesa su información personal confidencial con el fin de inferir características y, por lo tanto, este derecho no se aplica.

b. Cómo ejercer sus derechos

La empresa responderá a las solicitudes de conocimiento, eliminación y corrección de conformidad con la legislación aplicable si puede verificar la identidad de la persona que presenta la solicitud. Puede ejercer estos derechos de las siguientes formas:

• Llamar al 1-866-467-4672, opción 1; o

• Vaya a: https://hmshost.com/contact/cpra

c. Cómo verificaremos su solicitud:

A continuación se describen los procesos que seguimos para verificar su identidad cuando realiza una solicitud de conocimiento, corrección o eliminación. El proceso correspondiente depende de cómo y por qué se envía la solicitud.

Si envía una solicitud por cualquier medio que no sea una cuenta protegida con contraseña que haya creado antes de la fecha de su solicitud, el proceso de verificación que sigamos dependerá de la naturaleza de su solicitud, como se describe a continuación:

1. Solicitudes para conocer categorías o propósitos: si solicita saber cómo recopilamos y manejamos su información personal, compararemos al menos dos puntos de datos que proporcione con su solicitud o en respuesta a su solicitud de verificación con información sobre usted que ya tenemos en nuestros registros y que hemos determinado que es confiable para verificar su identidad. Algunos ejemplos de puntos de datos relevantes incluyen su número de teléfono móvil, su código postal y el mes y año en que nos envió una solicitud de empleo.

2. Solicitudes para conocer datos personales específicos: Compararemos al menos tres puntos de datos que nos proporcione con su solicitud de conocer datos, o en respuesta a nuestra solicitud de información de verificación, con la información que ya tenemos sobre usted en nuestros registros y que hemos determinado que es confiable para verificar su identidad. Además, podemos solicitarle que firme una declaración bajo pena de perjurio en la que afirme que usted es la persona cuya información personal es objeto de la solicitud.

3. Solicitudes de corrección o eliminación de información personal: Nuestro proceso para verificar su identidad dependerá de la sensibilidad (según lo determine la Compañía) de la información personal que nos solicite corregir o eliminar. Para la información personal menos sensible, necesitaremos una comparación de dos puntos de datos como se describe en el Punto N.° 1, arriba. Para la información personal más sensible, necesitaremos una comparación de tres puntos de datos y una declaración firmada como se describe en el Punto N.° 2, arriba.

Hemos implementado los siguientes procedimientos adicionales al verificar la identidad de los solicitantes:

1. Si no podemos verificar su identidad con los procesos descritos anteriormente, es posible que le pidamos información de verificación adicional. Si lo hacemos, no utilizaremos esa información para ningún otro fin que no sea la verificación.

2. Si no podemos verificar su identidad con un nivel de certeza suficiente para responder a su solicitud, se lo informaremos rápidamente y le explicaremos por qué no podemos verificar su identidad.

d. Agentes autorizados

Si un agente autorizado envía una solicitud para conocer, corregir o eliminar información en su nombre, el agente autorizado debe presentar junto con la solicitud (a) un poder notarial válido según la ley de California o (b) un documento firmado por usted que autorice al agente autorizado a enviar la solicitud en su nombre. Además, podemos pedirle a usted o a su agente autorizado que sigan el proceso correspondiente descrito anteriormente para verificar su identidad. Puede obtener un formulario de “Designación de agente autorizado” comunicándose con cpra@hmshost.com .

d. Política de no discriminación y no represalias de la empresa

La empresa no lo discriminará ilegalmente ni tomará represalias contra usted por ejercer sus derechos de privacidad según la Ley de Derechos de Privacidad de California.

7) CAMBIOS A ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Si modificamos esta Política de privacidad, publicaremos dichos cambios en esta página y actualizaremos la fecha de modificación de la Política de privacidad que aparece más arriba. Si modificamos sustancialmente esta Política de privacidad de una manera que afecte la forma en que usamos o divulgamos su información personal, proporcionaremos un aviso destacado de dichos cambios y la fecha de entrada en vigor de los cambios antes de realizarlos.

Para más información

Si tiene preguntas o inquietudes sobre las políticas y prácticas de privacidad de la empresa, comuníquese con cpra@hmshost.com .