Objectif : Le/la spécialiste des achats indirects apporte un soutien administratif et opérationnel aux activités d’achats indirects pour les catégories de dépenses qui lui sont assignées, notamment les services de voyage, l’équipement de magasin, les fournitures de bureau et autres biens et services. Ce rôle comprend la saisie de données, la tenue des dossiers d’achat, le traitement des demandes d’achat et le soutien aux initiatives d’approvisionnement par l’aide à la documentation et à la production de rapports.

Fonctions essentielles :

• Traite les demandes d'achat et les bons de commande pour les catégories de dépenses indirectes, en veillant à l'exactitude et à l'exhaustivité des informations.
• Gère la documentation relative aux achats, notamment les dossiers fournisseurs, les conditions contractuelles, les documents de conformité et les registres de suivi des dépenses, dans des systèmes de classement organisés ; participe aux audits.
• Génère des rapports de dépenses comparant les dépenses réelles au budget pour les catégories attribuées et identifie les écarts pour examen par la direction
• Apporte son soutien aux activités d'approvisionnement en planifiant des réunions, en coordonnant les communications entre les parties prenantes et les fournisseurs, et en diffusant les documents d'appel d'offres/demandes d'informations.
• Apporte son soutien à l'intégration des fournisseurs en collectant les documents requis, en traitant les nouvelles demandes de création de compte et en tenant à jour les informations de contact des fournisseurs.
• Assure le suivi des projets d'approvisionnement, en mettant à jour les échéanciers et les informations sur l'état d'avancement selon les directives.
• Effectue la saisie de données pour les réservations de voyages, les commandes d'équipement et autres transactions d'approvisionnement.
• Assure le suivi des comptes fournisseurs en recherchant les anomalies de facturation, en communiquant avec les fournisseurs concernant l'état des paiements et en résolvant les problèmes de facturation de base.
• Répond aux demandes de renseignements courantes des membres de l'équipe concernant les achats et fournit des informations sur les politiques et procédures d'achat.
• Fournit un soutien administratif général, notamment la préparation de la correspondance, la gestion de la boîte de réception des achats et la coordination logistique des projets d'équipe.

Informations relatives à la relation hiérarchique et au rôle :

• Le spécialiste des achats indirects relève du directeur des achats indirects.
• Ce poste est classé comme non exempté en vertu de la loi sur les normes équitables du travail (Fair Labor Standards Act).

Qualifications minimales, connaissances, compétences et environnement de travail :

• La combinaison de la formation et de l'expérience professionnelle doit excéder 4 ans :

• • Exige 4 ans d'expérience dans les domaines des achats, de la comptabilité ou des opérations commerciales.
    • Un baccalauréat dans un programme lié au domaine fonctionnel peut compter pour 2 des quatre années requises
  • Expérience dans le secteur : 2 ans et plus dans l'hôtellerie, la restauration et/ou le commerce de détail

• Formation spécialisée :

• • Atout : formation permettant d’acquérir une compréhension de base des processus d’approvisionnement, des clauses contractuelles, des pratiques de gestion des fournisseurs et des principes fondamentaux de la gestion des catégories – ou capacité d’apprentissage rapide

• Compétences/Aptitudes/Traits spécialisés :

• • Maîtrise de Microsoft Office et de SAP ; expérience des outils d’approvisionnement souhaitée
  • Très soucieux du détail et doté d'excellentes compétences organisationnelles ; capable de tenir des registres et une documentation précis.
  • Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, avec la capacité de travailler en collaboration avec les parties prenantes internes et les fournisseurs externes.
  • Expérience avérée de travail avec des experts du domaine pour recueillir les exigences, définir les spécifications et exécuter les activités d'approvisionnement
  • Capacité avérée à gérer simultanément plusieurs projets d'approvisionnement, à respecter systématiquement les délais et à obtenir des résultats dans un environnement dynamique.
  • Solide sens des affaires et vision stratégique permettant de comprendre les implications à long terme des décisions d'achat indirect et de faire progresser les objectifs de l'organisation
  • Expérience avérée dans l'anticipation des besoins de l'entreprise et des parties prenantes complexes.
  • Expérience avérée en matière de création et de maintien d'environnements de travail positifs