Avis à la collecte et

Politique de confidentialité pour les candidats à un emploi en Californie

Dernière mise à jour : 1er juin 2023

HMSHost Corporation et ses filiales et sociétés affiliées (« Société ») prennent votre vie privée au sérieux. Nous souhaitons que vous sachiez comment nous recueillons, utilisons et divulguons vos informations personnelles.

Déclaration sur l’égalité des chances en matière d’emploi

L'entreprise est un employeur garantissant l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO). La politique de l'entreprise est de garantir l'égalité des chances en matière d'emploi et de se conformer à toutes les lois et réglementations applicables. La politique de l'entreprise est d'offrir des chances égales en matière d'emploi sans distinction de race, de couleur, de croyance, d'âge, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'origine nationale, de handicap, de statut d'ancien combattant et de toute autre caractéristique protégée par la loi fédérale, étatique ou locale. L'égalité en matière d'emploi est assurée dans le cadre, mais sans s'y limiter, de l'embauche, du placement, de la promotion, du transfert, du recrutement et de la rémunération.

Assistance aux personnes handicapées

Des formats alternatifs de cette politique de confidentialité sont disponibles pour les personnes handicapées. Veuillez contacter cpra@hmshost.com pour obtenir de l'aide.

Cette politique de confidentialité explique :

1. Les catégories d'informations personnelles que nous collectons à votre sujet

2. Les catégories de sources à partir desquelles nous collectons vos informations personnelles

3. Les finalités pour lesquelles nous utilisons vos informations personnelles

4. Comment pouvons-nous divulguer vos informations personnelles

5. Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles

6. Vos droits et comment les exercer

7. Modifications de la présente politique de confidentialité

Portée:

Cette politique de confidentialité s'applique aux informations personnelles des résidents de Californie dans leur rôle de candidats à un emploi auprès de la Société ( « Candidats » ).

« Renseignements personnels » désigne les renseignements qui identifient, concernent, décrivent, sont raisonnablement susceptibles d’être associés ou pourraient raisonnablement être liés, directement ou indirectement, à un demandeur particulier.

1) LES CATÉGORIES D'INFORMATIONS PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS À VOTRE SUJET

a) Des identifiants , par exemple : nom réel, surnom, numéro de téléphone, adresse postale, adresse électronique et signature.

b) Informations professionnelles ou liées à l’emploi , par exemple :   établissements d’enseignement fréquentés, diplômes et certifications, licences, expérience professionnelle et employeurs précédents, ainsi que adhésions et affiliations professionnelles.

c) Les informations pédagogiques non publiques , par exemple : les relevés de notes.  

d) Informations commerciales , par exemple :   relevés de frais de déplacement pour une entrevue.  

e) Informations sur l’activité Internet , par exemple :   interactions avec le site Internet de la Société, la candidature à un emploi ou l'offre d'emploi, et l'activité sur les réseaux sociaux accessibles au public.

f) Données sensorielles ou de surveillance , par exemple : messages vocaux, enregistrements audio/visuels d’entretiens et séquences de caméras de vidéosurveillance.

g) § 1798.80 : informations personnelles décrites dans le § 1798.80 du Code civil de Californie dans la mesure où elles ne sont pas déjà incluses dans d'autres catégories de cette section, comme une photographie.

h) Autres détails , par exemple, passe-temps et activités de loisirs ou adhésion à des organisations bénévoles/caritatives/publiques, par exemple, comme indiqué sur le CV du candidat.

i) Inférences . Par exemple, la Société pourrait déduire des caractéristiques à partir d’une évaluation de personnalité réalisée par le candidat.

j) Caractéristiques des classifications protégées en vertu de la loi californienne ou fédérale pour les candidats , collectées sur une base purement volontaire, sauf lorsque la collecte est requise par la loi, et utilisées uniquement dans le respect des lois et réglementations applicables, à des fins de reporting sur la diversité et l'inclusion et à des fins connexes.

k) Informations sur la santé , par exemple : pour effectuer des examens médicaux préalables à l’embauche.  

l) Identifiants de connexion , par exemple : identifiants de connexion à un compte en ligne détenu ou souscrit par la Société.

Remarque sur la déduction des caractéristiques : la Société ne collecte ni ne traite d'informations personnelles sensibles ni de caractéristiques de classifications protégées dans le but de déduire des caractéristiques concernant le demandeur.

2) LES CATÉGORIES DE SOURCES AUPRÈS DESQUELLES NOUS COLLECTONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

• Vous , par exemple, dans votre demande d’emploi, les formulaires que vous remplissez pour nous, les évaluations que vous complétez, les sondages auxquels vous répondez et toute information que vous nous fournissez au cours de votre processus de candidature et d’entretien.

• Les vendeurs et prestataires de services , par exemple les recruteurs.

• Des tiers , par exemple des références d’emploi, des sociétés affiliées, des organisations professionnelles d’employeurs ou des agences de recrutement.

• Sources Internet publiques , par exemple, les médias sociaux, les sites d’emploi, les profils publics et d’autres sources publiques en ligne

• Les dossiers publics , par exemple les dossiers judiciaires et les organismes d’accréditation et de délivrance de licences.

• Technologies automatisées sur les ressources électroniques de l'entreprise, par exemple, pour suivre les connexions et l'activité sur la page carrière de l'entreprise.

• Technologies de surveillance/enregistrement installées par la Société , par exemple, vidéosurveillance dans les espaces communs des installations de la Société, technologies de messagerie vocale, webcams et technologies d'enregistrement audio/vidéo avec consentement dans la mesure requise par la loi

• Les organismes gouvernementaux ou administratifs , par exemple les autorités chargées de l’application de la loi ou de la santé publique.

• Société acquise , si la Société a acquis votre employeur, la Société peut collecter des informations personnelles auprès de cet employeur.

Remarque : la présente politique de confidentialité ne couvre pas les vérifications d'antécédents effectuées par des prestataires de vérification d'antécédents tiers soumis à la loi fédérale Fair Credit Reporting Act. L'entreprise fournit une divulgation distincte pour ces vérifications.

3) LES FINALITÉS POUR LESQUELLES NOUS UTILISONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

A. Objectifs généralement applicables :

Sauf indication contraire dans la section 3.B ci-dessous, nous pouvons utiliser les informations personnelles des candidats aux fins suivantes :

Recrutement

• Évaluer les qualifications des candidats ou leur aptitude à un emploi au sein de l'entreprise

• Pour communiquer avec les candidats

• Pour effectuer une vérification des antécédents judiciaires ou préalable à l'embauche

• À des fins d’identification

• À des fins de diversité et d’inclusion

• Organiser et gérer les événements sponsorisés par l’entreprise

• Créer un vivier de talents pour les futurs postes vacants

• À des fins de tenue de registres

• Pour démontrer l'accord ou l'acceptation des candidats aux documents qui leur sont présentés, par exemple , l'accusé de réception de la demande d'emploi, la lettre d'offre

• Évaluer et améliorer le processus de recrutement

• Promouvoir l’entreprise comme un lieu de travail

Surveillance, sécurité et conformité :

• Surveiller l'utilisation des systèmes d'information de la Société et d'autres ressources électroniques ou systèmes d'information • Réaliser des audits internes

• Mener des enquêtes internes

• Protéger la sûreté et la sécurité des installations de la Société

• Administrer la ligne d'assistance téléphonique de dénonciation de l'entreprise

• Signaler tout comportement criminel suspect aux forces de l’ordre et coopérer aux enquêtes

• Contrôler l’accès aux installations sécurisées

• Surveiller le respect des politiques de l’entreprise

• Pour exercer les droits de la Société en vertu de la loi applicable et pour soutenir toute réclamation, défense ou déclaration dans une affaire ou devant une autorité juridictionnelle et/ou administrative, un arbitrage ou un comité de médiation

Conduite de nos activités :

• À des fins de formation ou d'assurance qualité concernant les employés de la Société qui mènent les entretiens ou qui contribuent de toute autre manière au processus de recrutement et d'embauche

• Pour la planification de voyages et d'événements

• Participer à la gestion de crise

• Gérer les remboursements de voyages

Divers Autres fins :

• Gérer et exploiter les systèmes de technologies de l’information et de communication, les fonctions de gestion des risques et d’assurance, la budgétisation, la gestion et l’information financières, la planification stratégique ;

• Gérer les litiges impliquant la Société, ainsi que d’autres litiges et enquêtes juridiques et satisfaire aux exigences légales et réglementaires ;

• Dans le cadre d'une transaction d'entreprise, d'une vente ou d'une cession d'actifs, d'une fusion, d'une cession ou d'autres changements de contrôle ou de situation financière de la Société ou de l'une de ses filiales ou sociétés affiliées ; et

• Pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de l’entreprise, des RH, des clients ou d’autres personnes.

B. Finalités spécifiques à certaines catégories de renseignements personnels :

Nous pouvons utiliser les catégories d'informations personnelles des candidats énumérées dans la présente section 3.B aux fins énoncées ci-dessous :  

Finalités d'utilisation des informations de santé du demandeur :

• Dans la mesure nécessaire pour se conformer aux obligations légales de la Société, par exemple pour s'adapter aux handicaps

• Pour protéger la santé et la sécurité des employés et des installations de la Société, par exemple pour prendre la température du demandeur

• Pour la conformité et la tenue de dossiers en matière de santé et de sécurité au travail

• Effectuer des examens médicaux préalables à l’embauche

• Pour répondre à l’urgence médicale d’un demandeur

Remarque : cette politique de confidentialité ne couvre pas les informations de santé régies par la loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA), la loi sur les technologies de l'information sanitaire pour la santé économique et clinique (HITECH Act) ou la loi californienne sur la confidentialité des informations médicales (CMIA).

Finalités d'utilisation des catégories d'informations protégées des candidats :

L'entreprise recueille des informations sur la race, l'âge, l'origine nationale, le handicap, le sexe et le statut d'ancien combattant, selon les besoins, pour se conformer aux obligations légales, y compris les exigences de déclaration de la loi fédérale sur l'égalité des chances en matière d'emploi et de la loi californienne sur l'emploi et le logement équitables, et à des fins d'analyse de la diversité.

La société utilise également ces informations personnelles à des fins telles que : (a) en ce qui concerne le handicap et/ou l'état de santé, si nécessaire, pour se conformer aux lois fédérales et californiennes relatives à l'hébergement ; et (b) en ce qui concerne l'âge, notamment l'utilisation de la date de naissance pour la vérification de l'identité.

La Société collecte des catégories protégées d’informations personnelles sur une base purement volontaire, sauf lorsque la loi l’exige, et utilise les informations uniquement dans le respect des lois et réglementations applicables.

Informations dépersonnalisées

Parfois, la Société convertit des informations personnelles en informations anonymisées en utilisant des mesures raisonnables pour garantir que les informations anonymisées ne peuvent pas être associées à la personne (« Informations anonymisées »). La Société conserve les Informations anonymisées sous une forme anonymisée et ne tente pas de les réidentifier, sauf que la Société peut tenter de réidentifier les informations uniquement dans le but de déterminer si ses processus d'anonymisation garantissent que les informations ne peuvent pas être associées à la personne. La Société interdit aux fournisseurs, par contrat, de tenter de réidentifier les Informations anonymisées de la Société.

4) COMMENT NOUS POUVONS DIVULGUER VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

La Société conserve généralement les informations relatives aux candidats de manière confidentielle. Cependant, de temps à autre, la Société peut avoir un besoin commercial légitime de divulguer les informations personnelles des candidats pour l'une des fins énumérées à la section 3 ci-dessus, à une ou plusieurs des catégories de destinataires externes énumérées ci-dessous. Dans ce cas, la Société divulgue vos informations personnelles et/ou vos informations personnelles sensibles uniquement dans la mesure minimale nécessaire pour atteindre l'objectif de la divulgation et uniquement si la divulgation est autorisée par la CPRA et d'autres lois applicables.

• Prestataires de services et sous-traitants : La Société divulgue vos informations personnelles aux prestataires de services et sous-traitants aux fins ci-dessus pour nous aider dans nos efforts de recrutement et pour répondre à nos besoins commerciaux et à nos obligations légales.

o La Société ne divulgue vos informations personnelles qu'aux prestataires de services et aux sous-traitants sous réserve de contrats écrits, comme l'exige la loi applicable.

o Les prestataires de services et les sous-traitants comprennent les recruteurs, les cabinets d’avocats, les agences de voyages et toute autre entité fournissant des services à la Société.

• Sociétés affiliées : Autres sociétés au sein de la famille de sociétés Dufry.

• Clients et consommateurs : Cela peut s’appliquer, par exemple, à nos partenaires de coentreprise.

• Organismes gouvernementaux ou administratifs : Il peut s’agir, par exemple, de : o La Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi, comme l’exige le reporting.

o Département de l'emploi équitable et du logement de Californie, selon les besoins, pour répondre aux réclamations et aux accusations liées à l'emploi.

o Application de la loi en cas d’enquêtes criminelles.

• Divulgations requises : Nous pouvons être tenus de divulguer des informations personnelles dans le cadre d'une procédure judiciaire, en réponse à une ordonnance d'un tribunal, à une assignation à comparaître, à une demande de communication civile, à un autre processus juridique ou tel que requis par la loi.

• Conformité et protections légales : nous pouvons divulguer des informations personnelles lorsque nous pensons que la divulgation est nécessaire pour se conformer à la loi ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de la Société, de nos utilisateurs ou d'autres.

• Transactions d'entreprise : Nous pouvons divulguer vos informations personnelles dans le cadre d'une fusion d'entreprise, d'une consolidation, d'une faillite, de la vente de la totalité ou de la quasi-totalité de nos intérêts et/ou actifs de membre ou de tout autre changement d'entreprise, y compris à tout acheteur potentiel.

Pas de vente et pas de « partage », c'est-à-dire de divulgation pour la publicité comportementale inter-contexte :

La société ne vend pas les informations personnelles des candidats ni ne partage leurs informations personnelles à des fins de publicité comportementale intercontextuelle.

5) COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Si la Société vous embauche, les informations recueillies à votre sujet au cours du processus de candidature peuvent faire partie de votre dossier personnel et peuvent être utilisées pour administrer la relation de travail et à des fins de reporting et de tenue de registres connexes. La Société conservera ces informations de candidature pendant toute la durée de votre relation de travail avec la Société et aussi longtemps que la loi applicable le permet ou l'exige. La Société met son calendrier de conservation des documents à la disposition des employés pour examen.

L'entreprise conservera les informations des candidats qui ne sont pas embauchés pendant quatre (4) ans après la collecte des données. Ces dossiers seront conservés à des fins de tenue de registres internes et de reporting, conformément à la loi californienne.

Code gouvernemental § 12946. Pendant cette période, nous pouvons utiliser vos informations pour vous considérer pour des postes en plus du ou des postes pour lesquels vous avez initialement postulé.

6) VOS DROITS EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ ET COMMENT LES EXERCER

a. Vos droits à la confidentialité en Californie

Sous réserve de la loi applicable, les candidats disposent des droits suivants :

• Droit de savoir : Vous avez le droit de soumettre une demande vérifiable de copies d'éléments spécifiques de vos informations personnelles collectées au cours des 12 mois précédents et d'informations sur la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos informations personnelles par la Société au cours de cette même période de 12 mois.

Veuillez noter que le droit de la CPRA d'obtenir des copies ne confère pas un droit à l'intégralité d'un document contenant des renseignements personnels, mais uniquement à des copies de « parties spécifiques » de renseignements personnels. De plus, les personnes des RH ont le droit de connaître les catégories de sources de renseignements personnels et les catégories de destinataires externes auxquels les renseignements personnels sont divulgués, mais pas les sources ou les destinataires individuels. L'entreprise ne suit pas toujours les sources ou les destinataires individuels.

• Droit de suppression : Vous avez le droit de soumettre une demande vérifiable de suppression des informations personnelles que vous avez fournies à la Société.

• Droit de rectification : Vous avez le droit de soumettre une demande vérifiable de correction des informations personnelles inexactes conservées par la Société, en tenant compte de la nature des informations personnelles et des finalités du traitement des informations personnelles.

• Droit de refuser la vente et le partage : Vous avez le droit de refuser la vente de vos informations personnelles et la divulgation de vos informations personnelles à des fins de publicité inter-contextuelle. Comme indiqué ci-dessus, la Société ne vend pas d'informations personnelles ni ne divulgue d'informations personnelles à des fins de publicité inter-contextuelle.

• Droit de restreindre l'utilisation et la divulgation des informations personnelles sensibles : Vous avez le droit de restreindre l'utilisation et la divulgation par la Société de vos informations personnelles sensibles aux fins autorisées par la CPRA, telles que la sécurité, le contrôle de la qualité, les utilisations requises par la loi et les divulgations aux fournisseurs à l'appui des fins autorisées. Ce droit s'applique uniquement aux informations personnelles sensibles collectées ou traitées par la Société dans le but de déduire des caractéristiques vous concernant. Comme indiqué ci-dessus, la Société ne collecte ni ne traite vos informations personnelles sensibles dans le but de déduire des caractéristiques, et par conséquent ce droit ne s'applique pas.

b. Comment exercer vos droits

La société répondra aux demandes de renseignements, de suppression et de correction conformément à la loi applicable si elle peut vérifier l'identité de la personne qui soumet la demande. Vous pouvez exercer ces droits des manières suivantes :

• Appelez le 1-866-467-4672, option 1; ou

• Allez sur : https://hmshost.com/contact/cpra

c. Comment nous vérifierons votre demande :

Les processus que nous suivons pour vérifier votre identité lorsque vous faites une demande de connaissance, de correction ou de suppression sont décrits ci-dessous. Le processus pertinent dépend de la manière dont la demande est soumise et de la raison pour laquelle elle est soumise.

Si vous soumettez une demande par un autre moyen que via un compte protégé par mot de passe que vous avez créé avant la date de votre demande, le processus de vérification que nous suivrons dépendra de la nature de votre demande comme décrit ci-dessous :

1. Demandes de catégories ou de finalités : Si vous demandez à savoir comment nous collectons et traitons vos informations personnelles, nous comparerons au moins deux points de données que vous fournissez avec votre demande, ou en réponse à votre demande de vérification, aux informations vous concernant que nous avons déjà dans nos dossiers et que nous avons jugées fiables aux fins de vérification de votre identité. Parmi les exemples de points de données pertinents, citons votre numéro de téléphone portable, votre code postal et le mois et l'année où vous nous avez soumis une candidature à un emploi.

2. Demandes de renseignements personnels spécifiques : Nous comparerons au moins trois points de données que vous nous fournissez avec votre demande de renseignements ou en réponse à notre demande de vérification d'informations avec les informations que nous avons déjà sur vous dans nos dossiers et que nous avons jugées fiables aux fins de vérification de votre identité. En outre, nous pouvons vous demander de signer une déclaration sous peine de parjure attestant que vous êtes la personne dont les renseignements personnels font l'objet de la demande.

3. Demandes de correction ou de suppression d'informations personnelles : Notre processus de vérification de votre identité dépendra de la sensibilité (telle que déterminée par la Société) des informations personnelles que vous nous demandez de corriger ou de supprimer. Pour les informations personnelles moins sensibles, nous exigerons une correspondance de deux points de données comme décrit au point n° 1 ci-dessus. Pour les informations personnelles plus sensibles, nous exigerons une correspondance de trois points de données et une déclaration signée comme décrit au point n° 2 ci-dessus.

Nous avons mis en œuvre les procédures supplémentaires suivantes lors de la vérification de l'identité des demandeurs :

1. Si nous ne pouvons pas vérifier votre identité sur la base des processus décrits ci-dessus, nous pouvons vous demander des informations de vérification supplémentaires. Dans ce cas, nous n'utiliserons pas ces informations à d'autres fins que la vérification.

2. Si nous ne pouvons pas vérifier votre identité avec un niveau de certitude suffisant pour répondre à votre demande, nous vous en informerons rapidement et vous expliquerons pourquoi nous ne pouvons pas vérifier votre identité.

d. Agents autorisés

Si un agent autorisé soumet une demande de connaissance, de correction ou de suppression en votre nom, l'agent autorisé doit soumettre avec la demande soit (a) une procuration valide en vertu de la loi californienne, soit (b) un document signé par vous qui autorise l'agent autorisé à soumettre la demande en votre nom. En outre, nous pouvons vous demander, à vous ou à votre agent autorisé, de suivre le processus applicable décrit ci-dessus pour vérifier votre identité. Vous pouvez obtenir un formulaire de « Désignation d'agent autorisé » en contactant cpra@hmshost.com .

d. Politique de non-discrimination et de non-représailles de l'entreprise

La société ne vous discriminera pas illégalement ni n'exercera de représailles à votre encontre pour avoir exercé vos droits à la confidentialité en vertu de la loi californienne sur les droits à la confidentialité.

7) MODIFICATIONS APPORTÉES À CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Si nous modifions la présente politique de confidentialité, nous publierons ces modifications sur cette page et mettrons à jour la date de modification de la politique de confidentialité ci-dessus. Si nous modifions matériellement la présente politique de confidentialité d'une manière qui affecte la manière dont nous utilisons ou divulguons vos informations personnelles, nous fournirons un avis bien visible de ces modifications et la date d'entrée en vigueur des modifications avant de les effectuer.

Pour plus d'informations

Pour toute question ou préoccupation concernant les politiques et pratiques de confidentialité de la société, veuillez contacter cpra@hmshost.com .